Sam, nawet najdokładniej określony temat spotkania to za mało. Nawet najbardziej doświadczony tłumacz musi merytorycznie przygotować się do wykonania zlecenia. Im więcej materiałów referencyjnych tłumacz otrzyma przed realizacją, tym lepszej jakości będzie tłumaczenie –dzięki temu, że tłumacz będzie wykorzystywał terminologię stosowaną przez klienta. Program wydarzenia, dokumenty, które omawiane będą na spotkaniu, prezentacje prelegentów – wszystkie materiały tego rodzaju będą bardzo przydatne. Wszystkie przekazane materiały będą wykorzystywane wyłącznie dla celów realizacji zlecenia i pozostaną poufne.